Purpose:

This policy outlines the standards and procedures ANAS CANADA for Immigration Inc. adheres to, ensuring clients remain well-informed about their application status and our position in the immigration process.

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1. Principles:

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a. Transparency: Clients deserve clear and comprehensive information about the progress of their application.
b. Respect: Keeping clients informed emphasizes the respect and value we attribute to them.
c. Responsiveness: Client inquiries regarding their status will be addressed in a systematic and timely manner.
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2. Client Communication:

a. Initial Agreement: Consistent with Section 23 of the Code of Professional Conduct (CPC), a clear service agreement will be presented to clients, specifying the services to be provided and the associated fees.
b. Amendments: As emphasized in Section (5), any modifications to the service agreement will be communicated and agreed upon through email, message, or the ANAS CANADA Portal chat box.
c. Opinions: In accordance with Section 27, if an application is assessed to have minimal likelihood of success, the client will be informed in writing. Should the client choose to proceed, a written acknowledgment of associated risks will be obtained.
d. Completion or Termination: As per Section 36, upon the conclusion or premature termination of a service agreement, clients will be provided with all relevant documents, a final invoice, and any applicable refunds. Subsequent to this, the RCIC-Client relationship concludes, and for any further services, a new Service Agreement will be initiated.
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3. Staff Communication:

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a. Ongoing Training: Staff will be equipped with the Code and its contents, as per Section 38(1)(b).
b. Responsibilities: Staff members are professionally accountable for tasks executed under their supervision, ensuring alignment with Section 38(2).
c. Delegation: As mandated by Section 38(3), while certain tasks may be delegated, no unauthorized individual will offer representation or advice.
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4. Updates & Notifications:

a. Relevant Changes: Clients will be informed of pertinent changes or updates to their application. Such notifications will be conveyed to clients within one business day.
b. Client Inquiry: Clients are welcome to call or email anytime to inquire about the status of their application. While we aim to respond to emails within 1-3 days, all non-urgent communications will be returned no later than 10 business days.
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5. Client Feedback & Complaints:

a. Feedback Mechanism: Clients can submit feedback via email or phone call, facilitating our continuous improvement in communication methods.
b. Complaints: Complaints received by email or phone will be addressed with due diligence and professionalism.
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6. Record Keeping:

Aligned with Section 37, ANAS CANADA for Immigration Inc. will maintain a meticulous office administration system and rigorous record-keeping, ensuring comprehensive logging of all client communications.
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Effective Date: October 1st, 2023

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By adhering to this policy, ANAS CANADA for Immigration Inc. commits to maintaining transparency, respect, and reasonable responsiveness in all its client communications.

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Politique de Communication

et d'Information Client

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Objectif :

Cette politique décrit les normes et les procédures auxquelles ANAS CANADA for l'Immigration Inc. adhère, garantissant que les clients restent bien informés de l'état de
leur demande et de notre position dans le processus d'immigration.
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1. Principes :

a. Transparence : Les clients méritent des informations claires et complètes sur l'avancement de leur demande.
b. Respect : Tenir les clients informés souligne le respect et la valeur que nous leur attribuons.
c. Réactivité : Les demandes de renseignements des clients concernant leur statut seront traitées de manière systématique et en temps opportun.
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2. Communication avec le Client :

a. Accord Initial : Conformément à l'article 23 du Code de déontologie, un accord de service clair sera présenté aux clients, précisant les services à fournir et les frais associés.
b. Modifications : Comme indiqué à l'article (5), toute modification de l'accord de service sera communiquée et acceptée par le biais de courrier électronique, de messages ou de la boîte de discussion du portail ANAS CANADA.
c. Opinions : Conformément à l'article 27, si une demande est évaluée comme ayant peu de chances de succès, le client en sera informé par écrit. Si le client choisit de poursuivre, un accusé de réception écrit des risques associés sera obtenu.
d. Fin ou Résiliation : Conformément à l'article 36, à la conclusion ou à la résiliation prématurée d'un accord de service, les clients recevront tous les documents pertinents,
une facture finale et tout remboursement applicable. Suite à cela, la relation RCIC-Client se termine, et pour tout autre service, un nouvel accord de service sera initié.
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3. Communication du Personnel :

a. Formation Continue : Le personnel sera équipé du Code et de son contenu, conformément à l'article 38(1)(b).
b. Responsabilités : Les membres du personnel sont professionnellement responsables
des tâches exécutées sous leur supervision, en veillant à ce qu'elles soient conformes à l'article 38(2).

c. Délégation : Comme le prévoit l'article 38(3), bien que certaines tâches puissent être déléguées, aucune personne non autorisée ne fournira de représentation ou de conseils.
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4. Mises à Jour et Notifications :

a. Changements Pertinents : Les clients seront informés des changements ou des mises à jour pertinents de leur demande. De telles notifications seront communiquées aux clients d'ici le jour ouvrable suivant au plus tard.
b. Demande du Client : Les clients sont invités à appeler ou à envoyer un e-mail à tout moment pour s'informer de l'état de leur demande. Bien que nous visions à répondre aux e-mails dans un délai de 1 à 3 jours, toutes les communications non urgentes seront renvoyées au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
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5. Feedback Client & Plaintes :

a. Mécanisme de Feedback : Les clients peuvent soumettre leurs commentaires par e-mail ou par téléphone, facilitant notre amélioration continue des méthodes de communication.
b. Plaintes : Les plaintes reçues par e-mail ou par téléphone seront traitées avec diligence et professionnalisme.
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6. Conservation des Enregistrements :

Conformément à l'article 37, ANAS CANADA pour l'Immigration Inc. maintiendra un système méticuleux d'administration de bureau et une tenue de registres rigoureuse,
garantissant un enregistrement complet de toutes les communications avec les clients.

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Date d'Entrée en Vigueur : 1er October 2023

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En adhérant à cette politique, ANAS CANADA for l'Immigration Inc. s'engage à maintenir la transparence, le respect et une réactivité raisonnable dans toutes ses communications avec les clients.