Politique de communication

Politique de Communication et d'Information des Clients

1. Introduction et Principes Directeurs

La présente politique décrit les normes et procédures auxquelles ANAS CANADA for Immigration Inc. adhère, afin de s'assurer que nos clients sont tenus informés avec transparence et respect tout au long de leur parcours d'immigration. Notre engagement envers l'excellence professionnelle et la conduite éthique est enraciné dans le Code de Déontologie Professionnelle (CDP) du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC). Nos principes directeurs sont les suivants :

Transparence : Les clients recevront des informations claires, complètes et à jour concernant le statut et la progression de leur demande.
Respect : Tenir les clients informés est le reflet de la grande valeur et du respect que nous accordons à leur confiance et à leur engagement envers nous.

Réactivité : Les demandes de renseignements et la communication des clients seront traitées de manière systématique, professionnelle et en temps opportun.

2. Communication avec le Client

Notre communication avec les clients est régie par les normes professionnelles les plus élevées, assurant clarté et conformité de l'engagement initial à sa conclusion.

Accord Initial : Conformément à la section 23 du CDP, un Contrat de Services clair et complet sera présenté à tous les clients, précisant les services à fournir, les frais associés et les termes de notre relation professionnelle.
Modifications du Service : Conformément à la section 24(5), toute modification ou tout changement au Contrat de Services sera formellement communiqué et convenu par écrit via un nouvel accord, un addendum, ou un échange de courriels confirmé.
Opinions Professionnelles : Conformément à la section 27 du CDP, si une évaluation professionnelle conclut qu'une demande a une faible probabilité de succès, le client en sera informé par écrit avec les raisons spécifiques. Si le client choisit néanmoins de poursuivre contre cet avis, une reconnaissance écrite des risques associés sera obtenue.

Achèvement ou Résiliation : Conformément à la section 36 du CDP, à l'achèvement d'un Contrat de Services ou à sa résiliation prématurée, les clients recevront une communication écrite finale confirmant le statut, tous les documents originaux du client, une facture finale et tout remboursement applicable. Suite à cela, la relation CRIC-Client pour cet accord spécifique prend fin. Tout service supplémentaire nécessiterait un nouveau Contrat de Services.

3. Notre Engagement envers le Personnel Professionnel

Notre engagement en faveur d'une communication claire est soutenu par le professionnalisme de notre personnel.

Formation et Connaissances : Conformément à la section 38(1)(b) du CDP, notre personnel est doté d'une compréhension approfondie du Code et de son contenu, garantissant que toutes les communications et actions sont conformes aux normes professionnelles.
Responsabilité Professionnelle : Tous les membres du personnel sont professionnellement responsables des tâches exécutées sous leur supervision, assurant un alignement strict avec la section 38(2) du CDP.

Délégation des Tâches : Bien que certaines tâches puissent être déléguées, comme l'exige la section 38(3) du CDP, aucune personne non autorisée n'offrira de représentation ou de conseils professionnels. Toutes les communications substantielles avec les clients seront supervisées par notre CRIC.

4. Mises à Jour et Demandes des Clients

Nous nous engageons à tenir les clients informés de manière opportune et structurée.

Mises à Jour du Dossier : Les clients seront informés de tout changement ou mise à jour pertinent du statut de leur demande. Ces notifications seront transmises aux clients dans un délai raisonnable, généralement dans un délai d'un jour ouvrable.
Délais de Réponse aux Demandes : Les clients sont invités à appeler ou à envoyer un courriel à tout moment pour se renseigner sur le statut de leur demande ou pour des questions générales. Nous nous efforçons de fournir une réponse rapide à toutes les demandes. Les courriels non urgents recevront une réponse dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Les délais de réponse peuvent varier en fonction de la complexité de la demande et de l'état actuel du dossier du client.

5. Processus de Rétroaction et de Plaintes Formalisées du Client

Nous valorisons les commentaires des clients comme un outil d'amélioration continue et nous nous engageons à résoudre tout problème de manière professionnelle et avec la diligence requise.

Mécanisme de Rétroaction : Les clients sont encouragés à fournir des commentaires par courriel ou par téléphone, ce qui nous aide à améliorer continuellement nos méthodes de communication et de prestation de services.
Processus de Plaintes Formalisées : Conformément à la section 29 du CDP, nous avons un processus formel pour traiter les plaintes des clients. Toutes les plaintes reçues par courriel ou par téléphone seront documentées, examinées et traitées de manière professionnelle et en temps opportun. Notre objectif est de résoudre tout problème en interne. Cependant, les clients ont le droit de déposer une plainte auprès du CCIC s'ils ne sont pas satisfaits de notre résolution.

6. Tenue des Dossiers et Confidentialité

Notre engagement en faveur d'une tenue rigoureuse des dossiers assure l'intégrité et la sécurité de toutes les informations des clients.

Tenue Rigoureuse des Dossiers : Conformément à la section 37 du CDP, ANAS CANADA for Immigration Inc. maintient un système d'administration de bureau méticuleux et une tenue rigoureuse des dossiers, garantissant un enregistrement complet de toutes les communications avec les clients, des documents et de l'historique du dossier. Cela protège à la fois le client et l'entreprise en fournissant un dossier clair et complet de notre engagement professionnel.
Confidentialité : Toutes les informations des clients sont traitées avec la plus grande confidentialité et sont protégées comme indiqué dans notre Politique de Confidentialité complète.