Politique de communication et d'information des clients

1. Introduction et principes directeurs

La présente politique décrit les normes et procédures qu'ANAS CANADA for Immigration Inc. applique pour tenir ses clients informés, avec transparence et respect, tout au long de leur démarche d'immigration. Notre engagement envers une conduite professionnelle et éthique repose sur le Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le « Code ») du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC). Nos principes directeurs sont les suivants :

• Transparence : les clients reçoivent de l'information claire, complète et à jour sur l'état et l'avancement de leur demande.
• Respect : tenir les clients informés reflète la valeur que nous accordons à leur confiance.
• Réactivité : les demandes des clients sont traitées de façon méthodique, professionnelle et rapide.

2. Communication avec les clients

Notre communication avec les clients respecte les normes professionnelles, afin d'assurer clarté et conformité du premier contact à la fin du mandat.

• Entente de consultation : conformément à l'article 23 du Code, chaque client signe une entente de consultation écrite avant la consultation initiale. Elle précise la portée de la consultation, les honoraires, le numéro de permis de notre CRIC et le rôle du Collège.
• Contrat de services : conformément à l'article 24 du Code, si vous retenez nos services, un contrat de services écrit et clair précise les services à fournir, les honoraires, l'échéancier de paiement, la politique de remboursement et les conditions de notre relation professionnelle.
• Modifications des services : comme l'exige le paragraphe 24(5) du Code, toute modification du contrat de services est communiquée et convenue par écrit, au moyen d'un nouveau contrat, d'un avenant ou d'un échange de courriels confirmé.
• Opinions professionnelles : conformément à l'article 27 du Code, si notre évaluation professionnelle conclut qu'une demande a peu de chances de réussir, nous en informons le client par écrit, avec les motifs précis. Si le client choisit tout de même d'aller de l'avant malgré cet avis, nous obtenons une reconnaissance écrite des risques.
• Achèvement ou résiliation : comme le prévoit l'article 36 du Code, lorsqu'un contrat de services prend fin ou est résilié avant terme, le client reçoit une communication écrite finale confirmant l'état du dossier, tous ses documents originaux, une facture finale et tout remboursement applicable. La relation CRIC-client pour ce contrat prend alors fin. Tout service supplémentaire exige un nouveau contrat de services.

3. Notre engagement envers un personnel professionnel

Notre engagement envers une communication claire repose sur le professionnalisme de notre personnel.

• Formation et connaissances : conformément à l'alinéa 38(1)b) du Code, notre personnel connaît bien le Code, afin que toutes les communications et actions respectent les normes professionnelles.
• Responsabilité professionnelle : notre CRIC est professionnellement responsable des tâches exécutées sous sa supervision, conformément au paragraphe 38(2) du Code.
• Délégation des tâches : bien que certaines tâches puissent être déléguées, comme le prévoit le paragraphe 38(3) du Code, aucune personne non autorisée ne fournira de représentation ou de conseils professionnels. Toutes les communications de fond avec les clients sont supervisées par notre CRIC.

4. Mises à jour et demandes des clients

Nous tenons nos clients informés de façon rapide et structurée.

• Mises à jour du dossier : nous informons les clients de tout changement ou mise à jour pertinent de l'état de leur demande rapidement, généralement dans un délai d'un jour ouvrable.
• Délais de réponse : les clients peuvent appeler ou écrire pour se renseigner sur l'état de leur demande ou poser des questions générales. Nous répondons aux courriels non urgents dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Les délais peuvent varier selon la complexité de la demande et l'étape du dossier.

5. Commentaires et plaintes officielles des clients

Nous considérons les commentaires des clients comme un outil d'amélioration continue et nous nous engageons à régler tout problème avec professionnalisme et diligence.

• Commentaires : les clients sont invités à nous faire part de leurs commentaires par courriel ou par téléphone. Cela nous aide à améliorer nos communications et nos services.
• Plaintes officielles : conformément à l'article 29 du Code, nous avons un processus officiel de traitement des plaintes. Envoyez votre plainte à contact@anascanada.ca ou appelez au +1 587-350-1111. Chaque plainte est consignée, examinée et traitée de façon professionnelle et rapide. Notre objectif est de régler tout problème directement avec vous.
• Plaintes au Collège : vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté en tout temps, y compris si notre réponse ne vous satisfait pas. Consultez la page des plaintes du Collège.

6. Tenue des dossiers et confidentialité

• Tenue des dossiers : conformément à l'article 37 du Code, ANAS CANADA for Immigration Inc. maintient un système d'administration de bureau organisé et des dossiers complets de toutes les communications avec les clients, des documents et de l'historique des dossiers. Cela protège à la fois le client et le cabinet en fournissant un dossier clair de notre mandat professionnel.
• Confidentialité : tous les renseignements des clients demeurent confidentiels et sont protégés comme le décrit notre politique de confidentialité.